สำหรับใครก็ตามที่กำลังเตรียมเอกสารเพื่อนำไปใช้ระหว่างประเทศไทยและสวิตเซอร์แลนด์ มักจะพบกับประเด็นเรื่องการรับรองความถูกต้องของเอกสาร (Certifications and Legalisations) อย่างรวดเร็ว แต่อย่างไรก็ตาม ต้องใช้ความระมัดระวังเนื่องจากในเรื่องนี้มีข้อมูลที่ถูกพูดต่อกันแบบผิด ๆ ไม่ครบถ้วนอยู่มาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งต้องเข้าใจว่า ในปัจจุบันประเทศไทยยังไม่ได้เป็นภาคีสมาชิกของอนุสัญญาอัครภาคี หรือก็คือประเทศที่ใช้ระบบ Apostille ดังนั้น หากใครที่เข้าใจผิดว่าขั้นตอนถูกทำให้ง่ายขึ้นแล้วโดยใช้ระบบ Apostille ได้ อาจลงเอยด้วยเอกสารที่ไม่มีผลสมบูรณ์ไม่สามารถบังคับใช้ตามกฎหมายได้จริง

สถานการณ์ปัจจุบัน: ยังไม่สามารถหลีกเลี่ยงการ รับรองเอกสารทางกฎหมาย ได้

แม้ว่ารัฐบาลไทยจะมีมติในเดือน ธันวาคม 2025 ให้ประเทศไทยเข้าร่วมอนุสัญญากรุงเฮกว่าด้วย Apostille แต่กระบวนการดังกล่าวยังไม่เสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นอนุสัญญานี้ยังไม่มีผลบังคับใช้สำหรับประเทศไทย

ซึ่งหมายความว่า:

• ยังไม่มี Apostille: ในปัจจุบัน ประเทศไทยยังไม่สามารถออก Apostille ได้
• ยังต้องทำ การรับรองเอกสารทางกฎหมาย แบบเต็มรูปแบบ: ขั้นตอนการรับรองเอกสารทางการทูตแบบดั้งเดิม ซึ่งมีหลายขั้นตอน ยังคงใช้บังคับอยู่
• ไม่มีการประยุกต์ใช้เพียงบางส่วน: ไม่มีขั้นตอนแบบ “Apostille-light” (หรือการลดหย่อยขั้นตอน) แต่อย่างใด เอกสารใด ๆ ก็ตามที่ไม่ได้ผ่านกระบวนการรับรองเอกสารทางกฎหมายแบบเต็มรูปแบบ จะไม่ถูกยอมรับโดยหน่วยงานภาครัฐของสวิส และในทางกลับกันก็เช่นเดียวกัน (สำหรับเอกสารสวิสที่จะนำมาใช้ในไทย) ก็เช่นเดียวกัน

กระบวนการสามขั้นตอน: “กระบวนการแบบดั้งเดิม”

เนื่องจาก Apostille ยังไม่มีผลทางกฎหมาย จึงจำเป็นต้องดำเนินการตามกระบวนการนี้:

1. การรับรองเบื้องต้น: เอกสารต้องได้รับการรับรองเบื้องต้นจากหน่วยงานที่ออกเอกสาร หรือจาก Notary ก่อน
2. การรับรองเอกสารทางกฎหมาย โดย MFA (กระทรวงต่างประเทศ): การรับรองโดยกระทรวงการต่างประเทศของไทยเป็นขั้นตอนสำคัญ เนื่องจากมีเพียงตราประทับรับรองของกระทรวงการต่างประเทศเท่านั้นที่ได้รับการยอมรับในระดับสากลว่าเป็นหลักฐานยืนยันความถูกต้องแท้จริงของเอกสารไทย ในทางกลับกัน สำหรับเอกสารสวิส หน่วยงานระดับกองการต่างประเทศประจำรัฐ (Cantonal State Chancellery / Staatskanzlei) จะเป็นผู้รับผิดชอบในขั้นตอนนี้
3. การรับรองโดยสถานเอกอัครราชทูต: ในขั้นตอนสุดท้าย สถานเอกอัครราชทูตสวิตเซอร์แลนด์ประจำประเทศไทยในกรุงเทพฯ จะต้องรับรองลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่กระทรวงการต่างประเทศ และสำหรับเอกสารของสวิตเซอร์แลนด์ สถานเอกอัครราชทูตไทย ณ กรุงเบิร์น จะต้องเป็นผู้รับผิดชอบในการประทับตราเพื่อรับรองลายมือชื่อของหน่วยงานสวิสที่เกี่ยวข้อง

การแปล: ต้องแปลเป็น ภาษาอังกฤษหรือภาษาราชการ?

เอกสารจะ “อ่านได้” สำหรับแต่ละหน่วยงานนั้น ๆ ก็ต่อเมื่อมีการแปลที่ถูกต้อง

• ภาษาราชการ: ในสวิตเซอร์แลนด์ ได้แก่ ภาษาเยอรมัน ภาษาฝรั่งเศส หรือภาษาอิตาลี
• ภาษาอังกฤษ: ในบางกรณี ภาษาอังกฤษอาจได้รับการยกเว้น แต่คุณควรสอบถามหน่วยงานที่เกี่ยวข้องล่วงหน้าเสมอว่าเอกสารภาษาอังกฤษเพียงพอหรือไม่ เพราะโดยส่วนใหญ่แล้ว คำแปลจะต้องได้รับการรับรองพร้อมกับเอกสารต้นฉบับ

ทิศทางในอนาคต : กระบวนการลดขั้นตอนด้วย ระบบ Apostille จะเริ่มใช้เมื่อใด?

การเข้าร่วมเป็นสมาชิกของอนุสัญญาอัครภาคี (Apostille Convention) ถือเป็นกระบวนการทางราชการที่ต้องใช้เวลาค่อนข้างนานเนื่องจากประเทศไทย จะต้องดำเนินการยื่นภาคยานุวัติสาร (Instrument of accession) ณ กรุงเฮก เสียก่อน และต้องรอจนกว่าระยะเวลาการคัดค้านของประเทศสมาชิกอื่น ๆ สิ้นสุดลง ระบบลดทอนขั้นตอนดังกล่าวจึงจะมีผลบังคับใช้ คาดว่าจะเริ่มเห็นกระบวนการที่ช่วยอำนวยความสะดวกสบายนี้ได้อย่างเร็วที่สุดในช่วงปลายปี 2026 หรือในปี 2027

สรุป

ควรวางแผนเผื่อเวลาไว้ให้มากพอ และเลือกดำเนินการตามกระบวนการแบบดั้งเดิมผ่านกระทรวงการต่างประเทศ (MFA) เพื่อป้องกันไม่ใช้เอกสารของคุณถูกปฏิเสธการใช้งาน