Remote Work ist heute in vielen Unternehmen fester Bestandteil moderner Arbeitsmodelle. Was früher vor allem als klassisches Homeoffice verstanden wurde, geht inzwischen häufig darüber hinaus: Mitarbeitende möchten nicht nur von zu Hause aus arbeiten, sondern teilweise auch von anderen Orten, etwa aus einer Ferienwohnung, einem Co-Working-Space oder aus dem Ausland.
Gerade in der IT-Branche hat sich gezeigt, dass das Bedürfnis nach ortsunabhängigem Arbeiten weiter zunimmt. Für Arbeitgeberinnen stellt sich damit die Frage, wie weit Remote Work zugelassen werden soll und welche Rahmenbedingungen dafür gelten. Denn je flexibler der Arbeitsort wird, desto wichtiger werden klare Regeln. Neben organisatorischen Fragen sind insbesondere arbeitsrechtliche, sozialversicherungsrechtliche, steuerrechtliche, datenschutzrechtliche und regulatorische Aspekte zu beachten.
Remote Work
Wie beim Homeoffice ist der Begriff Remote Work ebenfalls mehr Buzzword als genau definierter Begriff. Es liegt daher an der Arbeitgeberin, den Begriff für das eigene Unternehmen zu definieren und einen bewussten Entscheid zu fällen, ob und für welche Funktionen Remote Work zugelassen werden soll.
Wie beim Homeoffice besteht in der Schweiz auch kein gesetzlicher Anspruch auf Remote Work. Der Arbeitsort wird von der Arbeitgeberin festgelegt beziehungsweise ist meist im Arbeitsvertrag definiert.
Definition Remote Work
Nach dem Entscheid für Remote Work gilt es in einem nächsten Schritt, die Rahmenbedingungen abzustecken und den Begriff Remote Work und Homeoffice zu definieren. Die genaue Definition und die Regeln können beispielsweise im Mitarbeiterhandbuch oder Reglement festgehalten werden.
Allgemein wird unter Remote Work das Arbeiten ausserhalb der normalen Büroräumlichkeiten verstanden. Dies kann ein Arbeiten von zu Hause sein oder von einem x-beliebigen Ort aus. Im vorliegenden Beitrag wird vor allem auf das Arbeiten an einem x-beliebigen Ort eingegangen.
Neben dem Ort stellt sich ebenso die Frage der Dauer. Eine Arbeitgeberin muss sich überlegen, ob sie Arbeitsstellen als hundertprozentiges Remote Work ausgestalten möchte oder ob Remote Work immer temporär sein soll. Diese Unterscheidung ist rechtlich sehr relevant, da sich bei dauerhaftem Remote Work weitere und komplexere Rechtsfragen stellen als bei temporärem Remote Work.
Neben arbeitsrechtlichen Fragen muss eine Arbeitgeberin zusätzlich die sozialversicherungs-, steuer-, datenschutzrechtlichen sowie regulatorischen Aspekte prüfen.
Arbeitsrecht
Aus arbeitsrechtlicher Sicht gilt es vor allem zu bestimmen, ob ein Anrecht auf Remote Work bestehen soll oder nicht. Zudem gilt es, die Frage von Vergütungen für Infrastruktur, Transportkosten, Spesen etc. zu klären.
Wie das Bundesgericht in einem neueren Urteil festgehalten hat, hat der Arbeitnehmer allenfalls Anspruch auf eine Vergütung, wenn er dauernd ausserhalb der Büroräumlichkeiten arbeitet und ihm in den Räumlichkeiten der Arbeitgeberin kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Möchte eine Arbeitgeberin dieses Risiko vermindern, dann hat sie dem Arbeitnehmer weiterhin einen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, beispielsweise Desk Sharing, und gibt dem Arbeitnehmer das Recht, aber nicht die Pflicht, von ausserhalb zu arbeiten.
Bei dauerhaftem Remote Work gilt es zudem zu beachten, dass sich der Arbeitsort verlagern kann. Es gilt beispielsweise zu klären, welche Feiertage in diesem Fall gelten. In einer arbeitsrechtlichen Streitigkeit hat es allenfalls den Nachteil, dass die Arbeitgeberin nicht mehr an ihrem Sitz klagen kann, weil der gewöhnliche Arbeitsort nun auch beim Arbeitnehmer liegen kann.
Ist ein Arbeiten im Ausland möglich, kann es sogar dazu führen, dass sich eine Arbeitnehmerin plötzlich vor einem ausländischen Gericht wiederfindet und im schlechtesten Fall lokales Arbeitsrecht zur Anwendung gelangt. Eine solches Risiko gilt es durch entsprechende Regelung entsprechend zu reduzieren.
Sozialversicherungsrecht
Solange Remote Work auf die Schweiz beschränkt ist, bleibt das Schweizer Recht anwendbar. Problematisch ist die längerfristige Tätigkeit im Ausland.
Es gilt grundsätzlich das Territorialitätsprinzip, und somit findet das Sozialversicherungsrecht desjenigen Landes Anwendung, in welchem die Arbeit verrichtet wird. Für temporäre Auslandseinsätze gibt es meist entsprechende Ausnahmen.
Die Schweiz, EU und EWR haben dafür ein bilaterales Abkommen geschlossen. Arbeitet ein Arbeitnehmer beispielsweise 5,5 Monate in Spanien, 4 Monate in Österreich und lediglich 2,5 Monate in der Schweiz, könnte plötzlich das spanische Sozialversicherungsrecht zur Anwendung gelangen, da nun der Hauptwohnsitz vermutungsweise in Spanien liegt.
Solange der Arbeitnehmer einen wesentlichen Teil, mindestens 25 Prozent, seiner Tätigkeit in der Schweiz verrichtet und dort seinen Wohnsitz hat, kann in der Schweiz abgerechnet werden. Arbeitet der Arbeitnehmer in verschiedenen Staaten, so wird an den Sitz der Arbeitgeberin angeknüpft, wenn seine Tätigkeit am Hauptwohnsitz unter 25 Prozent liegt.
Arbeitgeberinnen sollten daher darauf achten, dass der Wohnsitz weiterhin in der Schweiz ist und dort auch der überwiegende Teil der Erwerbstätigkeit stattfindet. Dies kann beispielsweise durch eine Beschränkung pro Land auf unter 90 Tage erreicht werden. Zusätzlich ist allenfalls eine A1-Bescheinigung notwendig, um die Anmeldung im Heimatland zu belegen.
Für alle anderen Länder ist jeweils zu prüfen, ob ein bilaterales Abkommen besteht oder wie die lokalen Vorschriften aussehen. Einige Länder bieten mittlerweile spezielle «Digital Nomad»-Visa (z.B. Thailand) an, welche die Risiken ebenfalls reduzieren können.
Mit zeitlichen Begrenzungen und der Pflicht, weiterhin den Wohnsitz in der Schweiz zu haben, lassen sich die Risiken bereits stark reduzieren.
Steuern
Remote Work birgt ebenso steuerrechtliche Risiken. Die grösste Gefahr besteht darin, dass ungewollt eine neue Betriebsstätte geschaffen und somit eine Steuerpflicht in einem weiteren Kanton oder gar im Ausland begründet wird.
Dieses Risiko besteht vor allem bei einer dauerhaften Tätigkeit an einem bestimmten Standort. Für Arbeitnehmer kann sich der Steuerort ebenfalls ändern, wenn der Lebensmittelpunkt plötzlich an einem anderen Ort liegt oder über 183 Tage an einem anderen Ort gearbeitet wird.
Datenschutzrechtliche sowie regulatorische Aspekte
Beim Datenschutz gilt es vor allem, die zusätzlichen Sicherheitsaspekte zu beachten. Dies beinhaltet zum einen das IT-Setup, beispielsweise wie das Arbeiten über ein Public Wifi mittels VPN ermöglicht wird oder ganze verboten ist.
Das kann aber auch simple Massnahmen bedeuten, wie eine Sichtschutzfolie für mobile Geräte, sodass nicht jede vertrauliche Datei eingesehen werden kann.
Solange keine ausländische Betriebsstätte geschaffen wird, gilt weiterhin das Schweizer Datenschutzrecht. Der Arbeitnehmer wird grundsätzlich wie ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise behandelt.
Neben dem Datenschutz gilt es zudem, die branchenspezifischen Vorschriften zu beachten. Ein Kundenberater einer Bank kann zum Beispiel seine Kunden nicht plötzlich remote aus Spanien betreuen, da er sonst plötzlich auch europäische Vorschriften einhalten müsste.
Fazit
Ein Unternehmen muss somit nicht nur entscheiden: Remote Work ja oder nein. Wenn sich eine Arbeitgeberin für Remote Work entscheidet, sind zusätzlich klare Regeln zu schaffen, um spätere Probleme zu vermeiden oder zumindest gewisse Risiken bewusst in Kauf zu nehmen.
Nomadlaw hilft Ihnen gerne bei der Analyse und Umsetzung entsprechender Regelungen sowie Massnahmen, damit Remote Work in ihrem Unternehmen nicht zu Ärger führt.
